[voice icon=”https://yukogendo.com/wp-content/uploads/0014_original.png” name=”げんどうゆうこ” type=”l”]今回は会議について書いてみます。会議って進行する人が「始めます」って言った後、何も発言せず終わる人っていますよね…。わたしが進行する時にはなるべく「チェックイン」をするようにしていますよ、というお話です。[/voice]
わたしの仕事の一つが会議のサポート、研修をすることです。「ファシリテーションとなんの関係が？」と思うかもしれませんが、ファシリテーションとは「物事の本質を明らかにする力、円滑に進みやすくする支援」なので、会議を進めやすく、かつ効果的に行うサポートをすることもわたしの仕事なんですね。
このブログでは何回か書いているのですが、わたしがファシリテーションを学びだしたのは、もともと会議がうまくいかないことに悩んだところから始まったので、研修の中でも唯一会議研修だけはやるんです。
会議ってなんだかかしこまった部屋で、かたい雰囲気の中始まることも多いから、雰囲気が柔かくならないまま会議が終了し、「さっきの会議ってさ〜」と会議室の外で話されることも正直、少なくないのではないでしょうか。
何かしらのアイスブレイクをとりいれようとしている人もいるかもしれませんが、わたしがおすすめしている方法はチェックインをとりいれることです。
[box class=”blue_box” title=”アイスブレイクとは”]集まった人同士の緊張をときほぐすための手法。簡単なワークをやることが多い。[/box]
[box class=”yellow_box” title=”チェックインとは”]集まった人同士の気持ちを調整するための手法。「今、どんな状態、どんな気持ちですか」について全員一言ずつ話すことが多い。[/box]
チェックインはアイスブレイクの一種、と言えなくもないのですが、チェックインは「緊張をほぐす」目的ではないのであえて分けています。 ( 例えば、重要な会議を行う時のチェックインで「今日、どんな貢献をしますか」という問いかけに対して一言ずつ話すというチェックインの場合、緊張が高まることもあるからです。)
わたしが会議を効果的にしていくためにオススメしている方法の1つは、別の記事で書いた振り返りの導入なのですが、もう1つはチェックイン( &チェックアウト) を導入すること。
チェックインは「そのメンバーの中で『発言する』という体験を増やす」という意味でも有効です。今、会議室にいるメンバーの中で一回も発言したことない人がいきなり会議中に反対意見を言うのってハードルがある人もいるからね。
*チェックイン・チェックアウトは、本来はよくワークショップの前後に行われるものです。こちらの記事でも詳しく書いていますので、よろしければどうぞ。
チェックイン・チェックアウトはわたしも誰かと打ち合わせをするときにはだいたい行なっています。(わざわざチェックイン・チェックアウトと言わず「ちょっと最近のこととか、いまの自分たちのことについて話してから始めない？」と言うことも多いです)
いろいろやってみて、会議にもチェックイン・チェックアウトを入れると良いなと実感しているのですが、会議でやる場合は頻度もあるため、問いかけにバリエーションがあるとやりやすい。
こんな感じね！
さり気なく宣伝しましたが(笑)、こんな感じで会議のチェックインのカードも作っちゃいました。わたしが企業で研修をするときなどに使用してもらったり、もちろん自分でも使ったりしています。ご自分のチームで使ってみたいと言う方はリフレクションカードストアから購入できますのでこちらをどうぞ。
カードを引く、という方法にすると「問いを自分で選んだ」感が出るので、答える時の主体性が上がるというメリットがあります。
例えば、わたしがファシリテーターとしてあなたの会議に参加させていただき、「いまのお気持ちはどうですか？ちょっと会議の前にお一人ずつ聞かせてもらってもいいでしょうか」というように進めるところをイメージしてみてください。
これだと、人に言われたから話す、になってしまいますよね。(もちろん、それでもやったほうがいいですが)あとは問いかけに何か意図があるんじゃないかと勘ぐったり笑。
でも、カードだとファシリテーターが問いかけを指定しないことになるので、自分が選んだ問いに答えるようになります。なので、わたしが会議の進行・ファシリテーションをするときも問いかけは自分で言うのではなく、カードで選んでもらうことが多いです。
わたしはカードを使うことが多いのですが、お伝えしたかったのはチェックイン・チェックアウトを会議の前後にやると良いですよ、ということ。( もちろん、カードは使わなくてもいいです笑 )
お互いが今、どんな気持ち、どんな状態かを聞けたら安心して話し合いに入ることが出来ますし、問いによっては相手の大切にしたいことが分かったりもする。繰り返し行うことで、なんとなく「このメンバーの感覚、価値観、大切にしたいこと」をつかむことが出来ます。
チェックイン・チェックアウトを会議で行うのは些細な違いかもしれませんが、会議の仕組みを変えるということはそのチーム・組織のコミュニケーションの仕組みを変えるということに他なりません。
要は、小さな仕組みの変化は、組織の習慣を変えるということ。習慣の積み重ねがどれほど大きな違いを生み出すかは、きっとみなさん既にご存知ですよね。
