わたしが会議で使っている議事録テンプレートはこれ!より良い方法を皆で作り上げよう!

げんどうゆうこ
今回も会議についての記事になります。研修を実施するもの好きなのですが、研修を受けられる方以外の方にも「会議を変えるとすごくチームは良くなるよ!」ということを伝えたくて引き続き記事を書いております♪

 

突然ですが皆さんは、会議の準備って行なっていますか?

企業研修の際に、必ずこの質問をさせていただいているのですが、あまり「準備をしてます!」という方に出会いません。事前に資料は共有してます、という方はいらっしゃるのですが、この「準備」というのは会議の設計を行なっていますか、という意味です。

 

例えば、会議の終了時間に「どんな状態を目指すのか」参加者全員が知っている状態でスタートするのと、「この会議、なんのためにやってるんだろう」という状態でスタートするの、ちょっとの差なのにその会議は雲泥の差があります。

 

会議の進行をいつも同じ人がしているチームと、毎回進行する人を順番に回しているチーム、どちらの会議が良くなるでしょうか。

 

アジェンダとおおよその時間配分が決められている場合と、何となく話し合いをしている場合、どちらが効果的な会議になると思いますか。

 

 

会議は事前の設計がモノを言うと言っても過言ではありません。事前に全体像を設計して、全員に共有しておく、それだけでもこれまでと違った話し合いができるでしょう。

 

 

私が使っているアジェンダシートはこちら!

研修を受けていただくのも良いのですが、わたしが以前会議がうまくいかなくて悩んでいた時には既にフリーランスだったため、企業研修って受けられない(涙)立場で、自分で色々探したりしたので・・・。一応、過去のわたしのような人にもなるべく知ってもらいたい!ってことでわたしが使ってるアジェンダシートを公開してみます。

 

ブランク(何も書いてない)バージョン▽
アジェンダシート

 

こちらはサンプルを書き込んだバージョンです▽
アジェンダシート(サンプル付き)

 

実際の会議では
・会議のデザイン(このアジェンダシートを埋める)
・参加者に送付、もし事前資料や事前に考えてきて欲しいことがあればそれも合わせて伝える
・会議を行い、簡単に議事録をとる

 

 

で良くしていきませんか?

なんでブログで公開してみようと思ったかというと、正直、こういうのって皆で共有して使いやすいものにしていった方が良くないですか?

 

あと、これまでいろんな企業で働いてきて、それぞれの会社でいいなと思ったシートもあったのですが、当然持ち出せないし、議事録のフォーマットすらない会社の場合は毎回毎回作ったりしていたので。

 

もう、「はい、これを使っています」と笑。

 

むしろ、公開してみることでもし「役だったよ!」という人がいたら嬉しいですし、「もっといいフォーマットがあるよ!」という人がいたらわたしが教わりたいですし、「ここをこう変えたらもっといいと思う」とかも聞きたいですし  ( もしありましたらTwitterで教えてください(^ ^)/ )

 

そんなことを考えて公開してみました。

 

アジェンダシートがあると何が良いの?

アジェンダシートがあると、進行する人(ファシリテーター)の技術に頼らず、会議の設計がしやすくなります。進行が慣れている人は会議のゴールを共有して始めるけど、慣れてない人は忘れちゃう、というようなことを防げるんですね。

 

こういう、「この人しかできない仕事を減らす」仕組みづくりって組織を持続可能にしていくために大切だと思うんです。

 

わたしは元々、自分のチームをよくしたいなと思ってファシリテーションを学び始め、話し合いの設計などを学び会議に取り入れるようになりました。そしてその後、自分以外の人が進行する時にも同じようにできるといいなと思って、こういうシートを使うようになりました。

 

皆さんもぜひ、使ってみてください。
もし、今会議にお悩みの方がいてその方のお役に立てましたらものすごく嬉しいです!

 

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8月25日(土) 10:00〜13:00に開催します。
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Ordinary worldの中尾聡志さんと共催


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