会議を良くしたい全ての方へ たった1つだけ何かを取り入れるなら「会議の振り返り」をぜひ取り入れて!

げんどうゆうこ
今日は久しぶりに会議についての記事です。最近はあまり書いていませんでしたが、会議の研修をすることがたまにあります。( 企業の研修はブログなどには載せていませんが、NPOの公開講座などは何度か記事にも書いています。) 契約した企業の会議についてアドバイスさせていただくこともあるのですが、今日はたった1つ取り入れるなら?という記事です。

 

組織をサポートをさせていただく際に「会議をもっと良くしたい」という意見は、ほぼどこでも上がっているテーマと言ってもいいくらい、多くの組織が悩むところだと思います。 かつての私も、ものすごく悩んだ分野ですし、だからこそ今、会議研修を行なっているといっても過言じゃないくらいです。

 

ご相談は良くいただきますが、「会議を良くするためにはどうしたら良いですか?」と聞かれた時、たった1つだけ取り入れるとしたら「振り返りを取り入れると良いですよ」と答えています。

 

 

会議は、事前の設計(デザイン)でかなり効果的に変えることが出来ます。 例えば、「会議の終了条件を具体的にして、それを冒頭で伝えてから開始する、とか。役割を明示し、(進行、議事録、必要あれば板書) それを交代制で行う、とか。 でも、振り返りさえ取り入れられたら極論、そういう細かいアイデアも振り返りの中で自分たちで出せる可能性があります。

 

なので、会議の振り返りはぜひ!やったほうがいい!!
私が自分がリーダーのチームの会議を行う時に、実際に自分のチームでやってみてよかったと感じている ( &実際に企業研修で何度も実施している ) ので「絶対に良くなる」という実感とともにお伝えしています。

 

 

方法なのですが、、、ナカシマさんのブログにありました笑。

振り返りの手法紹介:KPT法

まずベーシックな考え方と手順を知りたい方は上記のブログをご一読ください。

 

 

読んでいただいた上で、私が実際に会議で進行(ファシリテーター)を実施する際に行なっている方法を2つ(簡易版・通常版)もご紹介させていただきます。

 

簡易版

まず、最も簡単な方法は、会議の最後に付箋とペンを渡して、

 

・今日の会議で良かったと思う点 (Keep)
・今日の会議であなたが進行なら改善する点 ( Problem+Try )

 

を付箋に1つずつ書いてもらう時間をとります。

 

それを会議の最後に全員が、今日の会議の感想とともに発表してもらう時間をとる。
(ホワイトボードに貼りながら、または机の上に模造紙を置いて貼りながら実施すると良いです。 全員やるのがポイント。会議中に発言しなかった人の声をきく仕組みの1つとして取り入れた方が良いからです。)

 

ホワイトボードや模造紙は写真に撮るなどして、議事録に貼り付けます。
そして次回の進行の人が、その次の会議で「前回の最後にこういう付箋があったので、今日はこんなことを取り入れます」と書かれたことを少しでも取り入れる。

 

とにかく、どんなに些細なことでも自分の意見が扱われる余地があることを実感してもらうこと、そして前回と「変わっている」と実感していってもらうことが非常に大切。

 

 

  実際に行なっている様子です。

 

会議のやり方ってもう、その組織の習慣、癖なんです。例えば、ダイエットしたい人が「今の習慣のまま」ダイエットに成功することはありえません。 ちょっとずつ食事の習慣、または運動の習慣を変えていくから、先の身体が変る訳です。 だから会議を変えたいと思ったら「前回と完全に同じ」ように実施し続けていたら、同じ結果しか出ないはず。 同じように「前回と少しでも違う習慣を取り入れる」が、長期的に見ると大きな変化に繋がります。

 

 

 

通常版

「振り返りをやってみよう!」と言うと、まぁ、多くの場合は「え!今だって会議の時間推してるんですけど!」「また別の時間をとるんですか?」というような反応が返ってきます。なので、簡易的に体験してもらう、もありだと思っているのですが、ちゃんと時間が取れる場合は下記の方法を取り入れています。

 

 

1. まず1人でKPTを付箋に書いてもらう。

・Keep
今日の会議で良かったと思う点、次も続けたほうが良いと思う点、感謝したい点など

・Problem
今日の会議で違和感があった点、もう少し改善できそうと思った点、次回は辞めてもいいと思った点

・Try
Keepを強める方法、Problemの改善方法、または思いついたアイデア

 

 

2. 全員で共有する。
自分のKeepはこれで、Problemはこれで、と共有しながら付箋をホワイトボードや模造紙に貼ってもらう。

 

 

3. 他の人のKeepやProblemを見て、Tryについて少し話し、次回取り入れることを決める。
( 人数が多い場合は、ドット投票(1人3票、とか決めて付箋に○つけてもらう)してもらうことも )

 

 

4. 次回の進行担当者が、前回の振り返りで話したTryを取り入れて次の会議を実施する。

 

 

*ポイント*
これはチームの文化によるのですが、日本人は反省好きな人が多いからか(?)、何も言わずに実施するとProblemが多く上がるケースがあります。もちろん、それでも良いのですが、Keepを書く=良いところに目を向ける習慣を作る、ことなので私が実施する場合は「KeepとProblemは同数書いてください」としています。

 

私の場合、一旦KPT全てを1人で付箋に書いてもらう時間を取っています。Keep、Problemを先に実施して、それを皆でみてTryを考えるはやり方としては理想的なのですが、それだとTryの意見を出す人が限られるケースが出てくるためです。一旦、自分なりのTryを考えてもらう仕組みにするために、自分で一度KPTを書いてもらう、を行うことが多いです。

 

 

 

いかがでしょうか。以上が私が会議のファシリテーターを依頼された時に実施している振り返りの方法です。振り返りは組織を「学習する組織」にしていくための大切なステップの1つと言われています。

 

私は、元々自分がリーダーのチームの会議がうまくいかなくなって悩んだところから、ファシリテーションを知り、学び始め、その後ファシリテーターとして独立した経緯があるため、あまり研修講師の仕事はしない私がほぼ唯一行うのが会議研修です。会議をよくしたい!とお考えの組織の方は熱を込めて(?)サポートいたしますので、ぜひご連絡ください。

 

(参考)
誰もが考え、自発的に行動する 「学習する組織」の作り方

 

 

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