わたしたちのいろ

ファシリテーター ・ システムコーチの玄道優子のブログ。自分自身と他者の関係性を探求する私が、本音ばかりを語ります。

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その会議、何でやるの?本当に必要? 会議ってすごいお金かかってるんだけど、分かってる?と詰め寄ってみる件

      2016/10/14

私がプロジェクトで会社に勤務するときにたまに発生する不思議現象があります。

それは…「とりあえず会議」

 

何なんですかね〜?あれは。
ERPコンサルタントをしていたので、いくつもの企業で働いたことがあるのですが ( 一定期間クライアント企業と契約→プロジェクトが終わったら離任という勤務スタイル )、日本の大手の誰もが名前を知っている企業のプロジェクトに入ったときの会議はそりゃあ驚きました。

 

 

びっくりポイント1. 一度の会議に人数が30人以上いた

びっくりポイント2. でもって話す人が5-6人

びっくりポイント3. 7-8割の人が内職

びっくりポイント4. 結論が何もない ( 共有のみ ) または決めるために関わっているのが数人さらには次の会議でも同じような話をしている

 

 

私がコンサルタントをしていたときに在籍していた会社は10数名しかいないベンチャーだったので、コスト意識が高く、自分が毎月いくらで契約しているということを知っていました。 なので、恐る恐る自分の契約金を元に人件費の計算をしていたら ( ←貧乏性みたい ) その金額何と30〜50万!この時間にこれだけの金額がかかっている事実にぶっ倒れそうでした…。

 

 

会議って一度にたくさんの人の時間を割いてもらうことになるので、人件費がかかった投資です。その会議で良い話し合いが出来て創造的なアイデアが生まれたり、お互いのことを話せて関係性が高まったりしたら仕事の成果が上がる。

 

そもそも一人では出来ないことをやるために組織は存在しているんだから、お互いの力の相乗強化を模索していくプロセスの主たるものは会議です。けれど、参加者がいるだけ (身体は会議室にいるけど、脳内内職)、聞いてない、何もうまれないくらいならいっそのこと各自の席で自分の作業に集中した方がよくないですかね??

 

さらに不思議なことに会議に出ていると「仕事をしている錯覚」に陥ります。本当、不思議。振り返ってみると「あれ、なんか仕事全然進んでないじゃん…^_^; 」となるのですが、会議に参加しているだけで仕事をしている

 

 

「経費削減したい」「成果を上げたい」「仕事の効率を上げたい」ってどの組織でもある話だと思うんですが、最も簡単な方法は不要な会議をやめること そして「1回の会議の効率を高めること」だと思います。

 

 

ちょっと職場の会議を観察してみてください。
会議が終わった後、「何が得られていますか?

 

 

具体的なTo Doでなくても構いません。例えば、プロジェクトのキックオフの会議などは「お互いのことを知る」ということがゴールになってもいいと思っているので ( むしろその方がいいと思っているので ) 終わった後に得られたものが「チームとしての一体感」「お互いの相互理解」でもいいでしょう。

 

 

少なくとも終わった後に「あの会議何だったんだろ…」とか、身体はいるけど脳内内職している会議は 辞めましょう。今すぐ。

 

 

 

余談ですが、私は過去のプロジェクトで数ヶ月アメリカに滞在していたことがありました。その時は日本と違って「とりあえず会議」って厳禁。 中途半端に日本の「とりあえず会議」のノリで招集しようもんなら「この会議何のためにやるの?ゴールは?」と詰め寄られ ( …てないんだけど当時20代半ばの小心者の私にはそんなインパクト )「会議もGIGO * だから、ちゃんと準備してないのにやんないで」とバッサリ…涙

*Garbage In, Garbage Out の意味。ゴミデータを入れたらゴミデータな結果しかでない、というIT用語。 IT系のプロジェクトだったので、この例えを使ったのだと思います。

そういう思い出があるからか、日本に帰国してからプロジェクトで「とりあえず会議して皆に意見聞いてみましょうか」みたいなふんわり招集会議が始まるとソワソワソワソワ…してきちゃいます。

 

会議ってちゃんと準備してやると楽しいです。本当に。
一人じゃ思いつかなかったアイデアが湧くと楽しいし、共通のビジョンが描けたら楽しいし、更に一緒に働くお互いのことをもっと知れたら更に楽しい。

 

 

会議がうまくいくと、チームで行っている仕事や活動もグンと促進されます。それだけ、会議は仕事の中で投資するべきもの。

 

・・・というわけで、くどいけど不要な会議は今すぐ辞めましょう!
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